Bắt đầu số hóa quy trình bằng phần mềm: nên chọn việc gì làm trước

Số hóa quy trình nghe có vẻ là dự án lớn, nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Cách tiếp cận hiệu quả thường là bắt đầu từ một quy trình cụ thể, gây tốn nhiều thời gian nhất, và đưa nó vào hệ thống trước.

Chọn quy trình đầu tiên

Hãy tìm công việc đáp ứng ba tiêu chí: lặp đi lặp lại thường xuyên, dễ xảy ra sai sót khi làm thủ công và có quy tắc đủ rõ để mô tả. Ví dụ phổ biến là quản lý lịch hẹn, theo dõi yêu cầu của khách hàng, tạo báo giá hoặc tổng hợp báo cáo.

Mô tả quy trình trước khi chọn công cụ

Trước khi nghĩ đến phần mềm, hãy vẽ ra quy trình hiện tại: ai làm gì, ở bước nào, dữ liệu đi qua đâu. Nhiều lúc, chỉ riêng việc này đã cho thấy những bước thừa có thể bỏ đi, và cần số hóa ít hơn dự kiến.

Phạm vi phiên bản đầu

Một phiên bản đầu tốt giải quyết trọn vẹn một vấn đề nhỏ. Hãy liệt kê các tính năng cần có để quy trình chạy được, sau đó đưa những tính năng “nên có” vào các giai đoạn sau. Phiên bản được dùng thật sớm sẽ cho phản hồi giá trị hơn nhiều so với một hệ thống hoàn hảo trên giấy.

Những sai lầm thường gặp

• Chọn phần mềm có quá nhiều tính năng so với nhu cầu thực tế.
• Không có ai chịu trách nhiệm đưa hệ thống vào thói quen làm việc của đội ngũ.
• Bỏ qua việc di chuyển dữ liệu từ bảng tính cũ.
• Không tính đến sao lưu và phân quyền truy cập ngay từ đầu.

Kết nối với website

Nếu bạn đã có website, hãy tính xem yêu cầu từ website có thể chảy thẳng vào hệ thống quản lý hay không. Việc này giảm nhập liệu thủ công và tránh sót yêu cầu của khách hàng. Xem thêm về dịch vụ phát triển phần mềm và giải pháp tự động hóa vận hành.